تحقيق مسبار
لا بُدّ من المُحافظة على اتيكيت التعامل مع زملاء العمل حتى يكتسب الموظف ثقة زُملائه واحترامهم، ويهدف هذا المقال إلى بيان الكثير من المعلومات التي تتعلق باتيكيت تعامل الموظفين مع زُملائهم ومُدرائهم في العمل، بالإضافة إلى توضيح بعضٍ من آداب التعامل خلال اجتماعات العمل، ويتطرق المقال كذلك إلى بيان أهمية دورات اتيكيت التعامل مع الشخصيات المُهمة أو كبار الشخصيات أيضًا.
هل يوجد اتيكيت للتعامل مع زملاء العمل؟
يوجد العديد من الآداب التي يتم تصنيفها ضمن اتيكيت التعامل مع زملاء العمل، وأبرزها ما يأتي:
- غرس انطباع جيد في المرة الأولى: على الموظف غرس انطباع جيد عنه لدى الموظفين الآخرين عند لقائهم أول مرة، وذلك من خلال الوقوف بشكل مُستقيم والابتسام، بالإضافة إلى المُحافظة على التواصل البصري ولغة الجسد.
- الابتعاد عن النميمة: يجب على الموظف الابتعاد عن النميمة والتحدث بشكل سلبي حول الزملاء في مكان العمل، وكذلك ينبغي عدم إطلاق أيّ أحكام مُضلّلة عن الزملاء في العمل نتيجةً لموقف سلبي أو لغير ذلك من الأسباب.
- التواصل بطريقة مُناسبة: لا بُدّ من التزام الطريقة المُناسبة والمُهذبة عند التحدث مع زُملاء العمل أو التواصل معهم بأيّ شكل من الأشكال، سواء كان تواصلًا شفهيًا أو كتابيًا أو عبر رسائل البريد الإلكتروني.
- التزام قيم المؤسسة وسياساتها: ينبغي معرفة جميع السياسات والقيم التي يتم تطبيقها داخل المؤسسة؛ حتى يستطيع الموظف التواصل مع زُملائه ومُدرائه في العمل والتعامل معهم على النحو الصحيح بعد فهم هذه السياسات والقيم.
- احترام خصوصيات الآخرين: عادةً ما يتجنّب الموظفون التحدث عن حياتهم الشخصية مع الآخرين في مكان العمل، ولذلك ينبغي على الموظف احترام خصوصية الآخرين دون ترك التعرّف عليهم والتحدث إليهم.
هل يوجد نصائح حول اتيكيت التعامل مع الآخرين في مكان العمل؟
هُناك الكثير من النصائح التي ينبغي على الموظفين التزامها فيما يتعلق باتيكيت التعامل مع الزملاء في مكان العمل، ومنها ما يأتي:
- مُساعدة زملاء العمل: ينبغي على الموظف مُساعدة زُملائه في العمل عند حاجتهم إلى ذلك لتكوين العلاقات الجديدة، وذلك مع الحرص على إنجاز المهام الخاصة به في الوقت المطلوب وعدم تأخرها بسبب مُساعدة الآخرين.
- الاستجابة الاستباقية: يجب على الموظف أن يكون مُنتبهًا دائمًا حتى يتمكن من الاستجابة للظروف المُحيطة به بسرعة كبيرة والسبق إلى تحسين الشركة، ويُساعده في ذلك تدوين المُلاحظات باستمرار وطرح الأسئلة حول العمل.
- التركيز على العمل: لا بُدّ من التركيز على العمل عند بداية وقت الدوام وترك جميع الأحاديث الجانبية قدر الإمكان؛ ومنها الأحاديث التي تتعلق بمشاعر الموظف أو تتعلق بالأحداث التي تعرض لها وأثرت عليه خلال اليوم.
- ترك الوصول مبكرًا: على العامل التواجد في مكان العمل عند اقتراب وقت الدوام، وينبغي ترك الوصول مُبكرًا خلافًا لما يُشاع حول ضرورة القدوم إلى المكتب قبل بداية الدوام بوقت طويل.
- ارتداء الملابس المُناسبة: لكلّ عمل من الأعمال ملابس تُناسبه، وينبغي على الموظف الالتزام بارتداء الملابس التي تُلائم وظيفته حتى يجد قبولًا لدى الآخرين، وتزداد أهمية اختيار الملابس المُناسبة عندما يكون الموظف جديدًا في عمله.
- طرح الأسئلة عند الحاجة إلى ذلك: يجب على الموظف طرح الأسئلة التي تتعلق بالعمل عند الحاجة إلى ذلك وعدم الخوف من طرحها على الآخرين؛ لضمان القيام بالوظيفة على أكمل وجه.
- عدم إجراء المُحادثات الشخصية عند الجلوس في المكتب: يستطيع العامل أو الموظف الخروج من المكتب واختيار المكان المُناسب عند الاضطرار إلى إجراء المُكالمات الشخصية خلال وقت الدوام؛ وذلك لضمان عدم استماع الآخرين إلى المُكالمات.
- الأكل بشكل مُنظّم: يُصدر الموظّف كثيرًا من الإزعاج لزُملائه إذا لم يأكل بشكل مُنظّم ومُرتّب، وينبغي التزام آداب الأكل وعدم إصدار أيّة أصوات أو ضوضاء عند أكل الطّعام في مكان العمل مع المُحافظة على حركات الفم بشكل لائق.
ما هو اتيكيت الاجتماعات في العمل؟
ينبغي على الموظف المُحافظة على اتيكيت التعامل مع زملاء العمل والمُدراء خلال الاجتماعات، وتحتوي القائمة الآتية على العديد من الآداب حول اتيكيت اجتماعات العمل:
- الوصول عند قرب بداية الاجتماع: ينبغي الوصول إلى مكان الاجتماع في الوقت المُقرر أو قبل الوقت بمُدة لا تتجاوز خمس دقائق؛ وذلك لضمان الانتهاء من تجهيز مقر الاجتماع أو الوصول في وقت مُبكر يكون فيه أعضاء الاجتماع مُنشغلون بأعمال أخرى.
- إعلام الآخرين عند الاضطرار إلى التأخر: يجب الحرص على الوصول إلى مكان الاجتماع في الوقت المُحدد، ولا بُدّ من إخبار أحد الحضور عند الاضطرار إلى التأخر حتى لا يتأخر الجميع بالانتظار.
- عدم مُقاطعة الآخرين: تُعد مُقاطعة الآخرين من العادات السيئة التي يصعب التخلص منها، وهي من العادات التي يجب اجتنابها أثناء الذهاب إلى الاجتماعات وحضورها.
- بيان العذر عند الحاجة إلى مُغادرة الاجتماع: تتأخر بعض الاجتماعات عن الموعد المُقرّر، وعلى الموظف بيان عُذره عند الحاجة إلى مُغادرة هذه الاجتماعات.
ما هو اتيكيت التعامل مع المدير في العمل؟
على الموظف التعامل مع مديره في العمل وفق الاتيكيت المُناسب؛ حيث يختلف اتيكيت التعامل مع المدير عن اتيكيت التعامل مع زملاء العمل بشكل كبير، وفيما يأتي بعضًا من التفاصيل التي تتعلق باتيكيت التعامل مع المدير في العمل:
- إظهار احترام المُدير: بالرغم من عدم محبة الموظف لمديره في العمل أحيانًا؛ إلّا إنّه ينبغي على الموظف احترام المُدير وإظهار الاحترام له في جميع الأوقات مع الحرص على الصدق في أسلوب التعامل وإظهار الخلافات البناءة حول العمل.
- الابتعاد عن التعليقات اللاذعة: يأخذ المُدير انطباعًا سلبيًا عن الموظف إذا أكثر من التعليقات اللاذعة حول الآخرين أمام مُدير العمل، كما يجب تجنّب الحديث عن المُدير بشكل سلبي أمام زملاء العمل؛ لأن ذلك يُضعف العلاقة مع المُدير كثيرًا من الأحيان.
- عرض المُساعدة على المُدير: يستطيع العامل سؤال مُديره عما إذا كان يحتاج مُساعدة في أي من المشاريع الجديدة التي تتعلق بالعمل؛ وذلك لأن كثيرًا من المدراء لا يُفضّلون البدء بطلب المُساعدة من الموظفين.
- إبقاء المُدير على اطلاع بالعمل: على الموظف أن يُطلع المُدير بجميع العقبات التي تُواجه العمل بالطريقة المُناسبة؛ وذلك لتجنّب مُفاجئة المُدير والمُحافظة على ثقته.
- التواصل مع المدير بالطريقة المُناسبة: يجب على الموظف معرفة الأوقات التي يُفضّل المدير التواصل معه فيها ومعرفة الكيفية التي يُفضلها للتواصل، وينبغي عليه الالتزام بالوقت والطريقة المُناسبة عند الرغبة في التواصل مع المُدير.
كيف يمكن المحافظة على الاتيكيت عند إرسال البريد الإلكتروني؟
إن رسائل البريد الإلكترونية من أبرز وسائل التواصل بين زُملاء العمل في الوقت الحالي، وتحتوي القائمة الآتية على تفاصيل اتيكيت التعامل مع زملاء العمل عند إرسال البريد الإلكتروني:
- كتابة الترحيب والخاتمة المُناسبة: تبدأ رسائل البريد الإلكتروني بالتحيّة المُناسبة للطرف المُستقبل؛ ومن ذلك: صباح الخير أو مرحبًا، كما ينبغي تذييلها بخاتمة تشتمل على التحية والشكر وأطيب التمنيات وما شابه ذلك.
- عدم تعليق الآخرين بانتظار الإجابة: ينبغي الإجابة على رسائل البريد الإلكتروني عند وصولها، أو إخبار الطرف الآخر بالإجابة عنها في وقت لاحق عند عدم القدرة على الرد فورًا، وعدم ترك الآخرين مُعلقين في انتظار الإجابة على الرسائل.
- تجنّب الإفراط في الاختصارات لغير المُتخصصين: على الموظف التقليل من الاختصارات والمُصطلحات في رسائل البريد الإلكتروني إذا تمّ إرسالها إلى غير المُتخصصين؛ وذلك لضمان استيعاب الرسائل وعدم إقصائهم من فهمها.
- اختيار الردّ على الكل عند الضرورة: يجب الردّ على رسائل البريد الإلكتروني بشكل فردي؛ لضمان عدم إرسال الردّ إلى الأطراف غير المعنيين، ويُمكن اختيار الردّ على الكل عند الحاجة إلى ذلك فحسب.
- عدم إرسال الفقرات الطويلة: عادةً ما يُفضّل الموظفون قراءة رسائل البريد الإلكتروني المُختصرة، ولا يُحبوّن قراءة الفقرات الطويلة؛ ولذلك ينبغي تنسيق الرسالة بالشكل المُناسب وزيادة عدد النقاط والتقليل من الفقرات الطويلة.
- التزام الألوان الكلاسيكية: يُحاول البعض إضافة لمسة شخصية إلى رسائل البريد الإلكتروني مع تغيير ألوان النّصوص أو تغيير الخطوط؛ إلّا إنّه ينبغي التزام الألوان البيضاء والسوداء والنموذج القياسي للرسائل؛ لأنّ النموذج المُخصّص قد لا يُعجب الآخرين.
- الحدّ من إشارات التعجب: يُكثر بعض الموظفين من إشارات التعجب في رسائل البريد الإلكتروني؛ لإظهار إثارتهم وتعجبهم؛ إلّا إنّه ينبغي عدم الإكثار من هذه الإشارات، ويجب أن لا تزيد نسبة علامات الترقيم عن 16% ضمن الرسالة.
هل دورات اتيكيت التعامل مع كبار الشخصيات مفيدة؟
تقوم العديد من المؤسسات التدريبية بتقديم دورات في اتيكيت التعامل مع كبار الشخصيات، وهي دورات مُفيدة يتعلّم خلالها المُتدرب الكثير حول طريقة التعامل مع الشخصيات المُهمة وكبار الشخصيات، بالإضافة إلى تعليمه طريقة التواصل الفعّال مع هذه الفئة من الشخصيات، كما تُساعد هذه الدورات في معرفة طريقة التخطيط لاستقبال كبار الشخصيات وبروتوكلات استقبالهم وتناول الطعام معهم أيضًا.
اقرأ/ي أيضًا:
هل الدولار أقوى عملة في العالم؟
هل يمكن قياس الرضا الوظيفي لدى العاملين؟
