عادةً ما يؤدي التسويف إلى إهدار الوقت ويؤثر على الإنتاجية بشكلٍ سلبي (Getty)
صحيح
تحقيق مسبار
لا بُد من إدارة الوقت بشكلٍ جيدٍ حتى يستطيع الشخص إتمام جميع الأنشطة اليومية، إضافةً إلى تحقيق كافة الغايات الواقعية التي يطمح بالوصول إليها، مع التقليل من الوقت الذي يضيع دون تحقيق أيّة فوائد. يتطرق هذا المقال إلى بعض المهارات المطلوبة لإدارة الوقت وتنظيمه، بالإضافة إلى بيان العديد من الإرشادات والنصائح حول تنظيم الوقت أيضًا.
هل يوجد مهارات لتنظيم وإدارة الوقت بشكل فعّال؟
توجد العديد من المهارات التي ينبغي على المرء أن يتمتع بها حتى يستطيع تنظيم الوقت وإدارته بشكل أكثر فعالية؛ منها ما يأتي:
- مهارة تحديد الأولويات: إن مهارة تحديد الأولويات مُهمة لإدارة الوقت؛ فإنها تُساعد في معرفة المهام ذات الأهمية الأكبر، بالإضافة إلى التعرّف على المهمات التي لا يمكن تأخيرها للتعامل معها بشكل جيد وترك الأنشطة غير المهمة.
- مهارة إنشاء الجداول: من الضروري امتلاك مهارات إنشاء الجداول والاحتفاظ بجدول يصطحبه معه الشخص أيّنما ذهب؛ لإدراج المُهمّات التي يتذكرها في أيّ وقتٍ خلال اليوم؛ فإنها من أبرز مهارات إدارة الوقت.
- التغلّب على التسويف: عادةً ما يؤدي التسويف إلى إهدار الوقت ويؤثر على الإنتاجية بشكلٍ سلبي؛ لذلك فإن مهارات التغلّب على التسويف وتأجيل المُهمّات والأنشطة المختلفة مُهمة ليتمكّن الشخص من إدارة وقته بكفاءة.
ما هي إرشادات إدارة الوقت؟
تتوفر العديد من الإرشادات التي تُساعد على إدارة الوقت بكفاءة؛ أبرزها الإرشادات الآتية:
- التعوّد على الرفض: عندما يُدرك المرء أهمية إدارة الوقت يُكثر من قول لا ورفض الذهاب إلى الأماكن أو ممارسة الأنشطة غير المُهمة، التي تتعارض مع جدوله اليومي؛ ذلك حتى يستفيد من الوقت بشكل أفضل.
- الوضوح في الأولويات: لا بُد من الوضوح في تحديد الأولويات حسب أهميتها وإمكانية تأجيلها؛ ذلك حتى يتجنّب الشخص قضاء الأوقات وإهدارها في الأنشطة ذات الأولوية الأدنى مع ترك الأولويات الأكثر أهمية.
- وضع الجدول بناءً على الأهداف: عند وضع جدول لتنظيم الوقت لا بُد من معرفة الأهداف طويلة المدى، بالإضافة إلى الأهداف طويلة المُدة والاعتماد عليها لبناء الجدول المناسب، ويُعد الوصول إلى الأهداف من فوائد إدارة الوقت.
- إدارة الأموال بحكمة: هُناك علاقة وطيدة بين إدارة الأموال بحكمة وإدارة الوقت بكفاءة؛ فإن كثيرًا من الأشخاص يقضون أوقاتًا طويلة في العَمل لجني الأموال والتخلص من الديون، وهو ما يؤثر على الأوقات المتاحة لديهم بشكلٍ مباشر.
- تنظيم المنزل: إذا كانت الفوضى تعمُّ المنزل؛ فإن ذلك يؤدي إلى ضياع كثيرٍ من الوقت عند البحث عن الأشياء، إلى جانب الآثار النفسية التي تُخلّفها الفوضى، لذلك كان من المهم تنظيم المنزل دائمًا والتخلص من أيّة فوضى.
- الصدق مع النفس: من الضروري أن يصدق المرء مع نفسه؛ ذلك حتى يتجنّب الضغط الزائد الذي يؤثر على تنظيم الوقت وإدارته، هذا يعني معرفة الحدود التي يُمكن تحمّلها وعدم الزيادة عليها، مع تذكّر ذلك عند البدء بخطوات إدارة الوقت.
- التأكّد من تحقيق الأهداف: لا بُد من متابعة الجدول بشكلٍ دوريّ كل يوم؛ للتأكّد من تحقيق الأهداف التي يرغب المرء في الوصول إليها، ذلك إلى جانب مراجعة الأهداف بشكلٍ منتظمٍ أيضًا.
- المثابرة: تعد المثابرة من النصائح المُهمة لإدارة الوقت بشكلٍ فعّال؛ إذ يتوجّب على الشخص تجنّب الندم ومُحاولة التعلّم من الفشل، إضافةً إلى المثابرة للوصول إلى الأهداف، كذلك يجب عليه دفع نفسه وتشجيعها عند التقدّم بشكلٍ صحيح.
- الاستفادة من وقت الانتظار: بدلًا من إهدار وقت الانتظار من غير فائدة يُمكن للشخص الاستفادة من هذا الوقت في مراجعة الملاحظات، أو التدريب على حلّ المشكلات، أو غير ذلك من الأشياء المفيدة التي يُمكن فعلها.
كيف يكتسب الأطفال مهارات إدارة الوقت؟
يستطيع الآباء اتخاذ العديد من الخطوات لتعليم الأطفال مهارات إدارة الوقت بشكلٍ جيدٍ، ومنها ما يأتي:
- البدء في وقتٍ مبكر: يجب على الآباء البدء في وقتٍ مُبكرٍ عند الرغبة في تعليم أبنائهم مهارات إدارة الوقت، ومن الضروري تجنّب تأخير ذلك حتى وصول الطفل إلى سن المراهقة، وكُلّما تأخّر تعليم إدارة الوقت ازدادت صعوبته.
- إضافة المُتعة: على خلاف البالغين، يجب أن يكون تعليم إدارة الوقت ممُتعًا للأطفال، ويُمكن الاعتماد على الألوان المختلفة لتلوين التقويم عند الأطفال، كما يستطيع الآباء جعل تنظيم الوقت كلعبة يستمتع الأطفال عند لعبها أيضًا.
- إظهار طريقة قياس الوقت: ربما يجهل الأطفال طريقة قياس الوقت حتى لو كانوا يعرفون كيفية قراءة الساعة، ولا بُد من إظهار طريقة قياس الوقت وتعليمها للأطفال من أجل مساعدتهم على إدارة الوقت بشكل جيد.
- إنشاء تقويم للعائلة: ينبغي على الآباء إنشاء تقويمٍ واحدٍ لجميع أفراد العائلة حتى يساعدهم على معرفة جميع الأنشطة الخاصة بهم، ويمكن لذلك أن يُسهم في تعزيز مهارات إدارة الوقت عند الأطفال.
- الالتزام بالجدول: لا بُد من الالتزام بتفاصيل جدول الأعمال والأنشطة اليومية في جميع الأحوال حت لو لم يُكمل الطفل المُهمة السابقة؛ ذلك لأنه يتعلّم في الوقت الراهن طريقة الالتزام وكيفية إدارة وقته على نحوٍ جيد.
- جدولة الأوقات الحُرّة: يجب أن يتضمّن الجدول اليومي للأطفال على وقت فراغ؛ ذلك حتى يستطيع الطفل اللعب أو القيام بأيٍّ من الأنشطة المُمتعة التي يحبها، ويساعدهم ذلك في معرفة ضرورة إضافة أوقات الفراغ عند تنظيم الوقت.
- اختيار الأدوات المُناسبة للأطفال: هُناك الكثير من أدوات إدارة الوقت المُخصصة للأطفال؛ منها التقويمات الملوّنة والتطبيقات المُناسبة، بالإضافة إلى المواد المرئية والمسموعة التي تجذب الطفل لتعليمه مهارات الوقت.
ما هي خطوات إدارة الوقت؟
تمرُّ عملية إدارة الوقت بالخطوات الآتية:
- وضع الأهداف: في البداية يجب على الشخص وضع الأهداف؛ ذلك لأنه لن يتمكّن من تنظيم الوقت بشكلٍ جيدٍ ما لم يعرف الغايات التي يسعى إلى تحقيقها، ويتضمن ذلك الواجبات المدرسية وغيرها من الأهداف قصيرة وطويلة المدى.
- تحديد الأولويات: بعد معرفة الأهداف يجب تحديد أولوية كل هدفٍ منها؛ ذلك عن طريق تصنيف جميع الأهداف حسب أهميتها، ثم تقديم الأهم قبل بدء وضعها في جدولٍ زمنيٍّ مناسب، ويُمكن اختيار الأسهل أولًا أو الأصعب حسب رغبة الشخص.
- التنظيم: لا بُد من وجود خطة لتحقيق الأهداف بعد الانتهاء من ترتيبها حسب أولويتها، وينبغي على المرء الحصول على المساعدة إذا احتاج إليها لضمان تنظيم الأهداف بشكل جيد، كما أن هُناك كثيرًا من التطبيقات المفيدة في هذا المجال.
- إدارة الإجهاد: يتعرض الشخص إلى الإجهاد والضغوطات عادةً مع الالتزام بجدول زمني لتحقيق الأهداف، ولا بُد من ممارسة التقنيات واتباع الأساليب الصحيحة للتعامل مع الإجهاد؛ ذلك لأن إدارة الإجهاد تُحسّن الإنتاجية بشكل كبير.
ما هي أهمية إدارة الوقت؟
تضم القائمة الآتية بعضًا من النقاط التي توضّح أهمية إدارة الوقت:
- عدم إهدار الوقت: الوقت من الموارد التي لا يمكن تعويضها إذا فاتت، وإذا تمكّن الإنسان من إدارة وقته بشكل جيد فإنه يستطيع اكتساب مزيدٍ من الوقت لإنجاز مهمّاتٍ أُخرى؛ وإلّا فإن كثيرًا من وقته يذهب دون فائدة.
- ضمان السير بشكل صحيح: عندما يقوم الشخص بوضع خطة لإنجاز مهماته المختلفة تزداد فرصة السير على نحوٍ صحيح؛ للانتهاء من هذه المهمّات وإنجازها.
- إنجاز المزيد من العَمل: إذا استطاع الشخص التخطيط لمهمّاته جيدًا، وتمكّن من إدارة الوقت بكفاءة كبيرة؛ فإنه يُنجز كثيرًا من الأعمال المُختلفة في وقتٍ قصيرٍ مقارنةً بالوقت الذي يقضيه الآخرون في إنجاز ذات المهمّات.
- اتخاذ الخيارات الواعية: في الآونة الأخيرة ازدادت الأساليب والوسائل التي يُمكن للشخص قضاء الوقت فيها بشكلٍ كبيرٍ جدًا، ولا شك بأن إدارة الوقت مُهمّة في اتخاذ القرارات الواعية حول قضاء الوقت واختيار الأشياء الأهم.
كيف تتميز الإدارة الفعّالة للوقت عن غيرها؟
تتميّز إدارة الوقت الفعّالة عن غيرها بما يأتي:
- الالتزام: لا بُد من الالتزام بجميع عناصر الجدول الزمني لإدارة الوقت، ويجب على المرء تجنّب وضع أيٍّ من الأنشطة التي لا يستطيع إنجازها، هذا يعني ضرورة الواقعية عند إنشاء جدول إدارة الوقت والابتعاد عن المثالية.
- المُتعة والجِديّة: حتى تكون إدارة الوقت أكثر فعالية ينبغي توفير قسطٍ جيدٍ من المُتعة -مثل الرياضة والأنشطة الترفيهية- حول الأنشطة الجدية -مثل الدراسة والالتزامات الأكاديمية- عند التخطيط للجدول الزمني.
- القيام بشيءٍ واحدٍ كل مرة: يصعب على المرء القيام بعِدّة مهمّات معًا في ذات الوقت، هذا يعني أن إدارة الوقت لا تكون فعّالة في حالة لم يتم القيام بشيءٍ واحدٍ كل مرة فحسب.
- وضع الأشياء المهمة في البداية: يجب أن تكون المهمّات والأنشطة الأكثر أهميةً أُولى العناصر التي يتم وضعها في الجدول الزمني، وينبغي وضعها في بداية اليوم أو في أقرب وقتٍ لإنجازها فيه إذا لم تكن بداية اليوم مناسبة.
- المرونة: يجب تجنّب ملء الجدول اليومي بشكلٍ كامل؛ إذ إن إدارة الوقت الفعّالة تتمتع بمرونةٍ جيدة، وتسمح بإضافة أيٍّ من الحوادث الطارئة التي يتم وضعها في الأوقات الفارغة من الجدول، أو التبديل بينها وبين المهمّات الأُخرى.
هل فوائد إدارة الوقت تشمل مكان العمل؟
إن لإدارة الوقت العديد من الفوائد في مكان العَمل؛ ذلك لأنها تساعد فريق العَمل على النمو وإتاحة الفرصة أمامهم لتطوير مهاراتهم، كما أن الموظف يحصل على المزيد من الراحة إذا قام بتنظيم وقته جيدًا، ذلك إلى جانب التخلص من تشتت الانتباه والقضاء على الضغط الشديد الذي ينتج عن العَمل لساعاتٍ طويلة.
اقرأ/ي أيضًا:
هل تنظيم وقت الدراسة مفيد حقًا؟
هل يمكن إعادة تدوير الملابس المستعملة؟
