تحقيق مسبار
لا شكّ بأنّ إعداد الميزانية بشكل صحيح يضمن للفرد أو المؤسسة الحدّ من المشاكل المالية المتوقعة، ويتطرق هذا المقال إلى مدى أهمية الميزانية مع بيان الأسباب التي تدعو إلى إعدادها، كذلك يوضح العديد من الإرشادات التي يمكن لأصحاب العمل والأفراد والطلبة اتباعها عند الرغبة في إعداد الميزانية أيضًا.
هل إعداد الميزانية يعد أمرًا مهمًّا؟
إن إعداد الميزانية من الأمور المهمة بالفعل؛ فإن ذلك يُسهم في توفير الاستقرار المالي على المدى اليومي أو المدى الطويل، ولا شك بأن معرفة كيفية إعداد الميزانية مُهمة على مستوى الأفراد والمؤسسات وليست مختصة بالمؤسسات فحسب. وهُناك العديد من الأسباب التي تدعو إلى إعداد الميزانية المالية، ومنها ما يأتي:
- تحقيق الأهداف: تساعد الميزانية على تحديد الأهداف التي يُطلب إنجازها على المدى البعيد، ثم السعي إلى تحقيقها من خلال توفير الأموال الكافية لها بدلًا من استهلاك الأموال في شراء السلع، أو المنتجات الجانبية التي لا تخدم الأهداف.
- تجنّب إنفاق الأموال غير المملوكة: في بعض الأحيان يتم الإنفاق من الأموال غير المملوكة كما يحدث عند الشراء من البطاقات الائتمانية، أو أخذ الديون من الآخرين، لكن إعداد الميزانية يُساعد على الحد من هذا الإنفاق أو إيقافه.
- تحسين الحالة المالية عند التقاعد: على المستوى الشخصي يسهم إعداد ميزانية جيدة في استثمار الأموال؛ بحيث تدرُّ على المرء دخلًا جيدًا عند التقاعد، وهو ما يؤدي إلى تحسين الحالة المالية عند التقاعد وترك العمل.
- الاستعداد لحالات الطوارئ: كثيرًا ما يتم التعرض إلى الحوادث الطارئة التي تستدعي وجود احتياطي مالي، وعند وضع الميزانية يمكن توفير الأموال الإضافية في صندوق الطوارئ الذي يتم استخدامه واللجوء إليه في هذه الحالات.
- إلقاء الضوء على عادات الإنفاق السيئة: إن إعداد الميزانية تُجبر على معرفة عادات الإنفاق السيئة، وهو ما يساعد على إعادة التفكير بهذه العادات وترتيب الإنفاق من الأموال بالشكل الذي يمكنه المساعدة على تحقيق الأهداف.
- تجنّب الأرق بسب المشاكل المالية: كثيرًا ما يتعرض الأشخاص إلى الأرق نتيجةً للتفكير بالمشاكل المالية المُختلفة؛ بما في ذلك التفكير في كيفية جمع الأموال لتسديد الفواتير، لكن إعداد ميزانية جيدة يُسهم في تجنّب الأرق لهذا السبب.
ما هي كيفية إعداد الميزانية للشركات والمنظمات؟
يمكن إعداد ميزانية الشركات والمُنظمات المختلفة عن طريق اتباع عدة خطوات، وفيما يأتي خطوات إعداد الميزانية للشركات حسب كلية هارفارد للأعمال:
- فهم الأهداف: قبل البدء بوضع خطة الميزانية للشركة لا بُد من معرفة الأهداف التي تسعى الشركة إلى تحقيقها؛ ذلك حتى يتمكّن المسؤول من وضع ميزانية تصبُّ في مصلحة هذه الأهداف وتسهيلها.
- تقدير الدخل: بعد الفهم الجيد للأهداف يجب تقدير قيمة الدخل المُحتملة للشركة أو المنظمة طيلة الفترة التي تغطيها الميزانية قدر المُستطاع، ذلك بالاعتماد على الدخل والنفقات، وربما تكون عملية التقدير معقدة أحيانًا.
- تحديد النفقات: لا بُد من تحديد النفقات التي تدفعها الشركة أو المنظمة بعد تقدير الدخل المُحتمل خلال فترة الميزانية، ويتضمن ذلك 3 أنواع مُختلفة من النفقات، وهي كما يأتي:
- النفقات الثابتة: يشمل هذا النوع جميع النفقات ذات القيمة الثابتة التي لا تتغير بشكل كبير بين فترة زمنية وأُخرى؛ منها: مصاريف الإيجار والمرافق واشتراكات الهاتف ومدفوعات الديون.
- النفقات المتغيّرة: تختلف هذه النفقات بناءً على العديد من العوامل؛ منها: أنشطة المبيعات مثل تكاليف الشحن وتكاليف التوزيع، وكذلك بعض الفواتير مثل الكهرباء أو المياه؛ فإن قيمتها تزداد مع زيادة الاستهلاك.
- النفقات لمرة واحدة: نادرًا ما تحتاج الشركات والمنظمات إلى تسديد هذه النفقات، وتشمل شراء الأدوات أو المرافق وغيرها من النفقات غير الدورية، ويُمكن تقديرها بالاعتماد على إنفاق السنوات السابقة.
- تقدير الفائض أو العجز: بناءً على قيمة الدخل المتوقع والنفقات المتوقعة يُمكن للشركة تقدير العجز أو الفائض في الميزانية، ويلي ذلك اتخاذ القرارات لسد العجز عند وجوده أو تحديد طريقة الاستفادة من الفائض النقدي.
ما هي نصائح إعداد ميزانية لنمو أعمال الشركات؟
فيما يأتي بعضًا من النصائح التي تساعد على إعداد الميزانية بشكل من شأنه نمو أعمال الشركات:
- بحث التكلفة على المستوى الجزئي: عند إعداد ميزانية الشركة من الجيد البحث عن التكاليف على المستوى الجزئي لكل واحدة من العمليات المختلفة، وعدم التقليل من شأن بعض التكاليف مثل تكاليف التسويق.
- التوقعات المالية الواقعية: حتى تتمكّن الشركات الناشئة من النمو لا بُد من توقّع الإيرادات والنمو بشكل واقعي، ويمكن لصاحب العَمل الاستعانة ببعض الخبراء أو استخدام الأدوات المخصصة لهذه الغاية؛ فإن الخطأ في التقدير يمكن أن يؤدي إلى ضررٍ كبيرٍ.
- حساب النفقات أولًا: من الأسهل حساب النفقات بدل حساب الإيرادات بالنسبة إلى الشركات الناشئة في مرحلة بدء التشغيل، ويتم حساب النفقات الأكثر شيوعًا؛ مثل الرسوم والضرائب، ومن المُرجّح أن ترتفع تكاليف التسويق؛ فينبغي تقديرها بالضعف.
- الاستعداد للتكيّف مع الحالات غير المتوقعة: عند إعداد الميزانية لا بُد من التفكير في طريقة للتعامل مع الحالات غير المتوقعة؛ مثل التخلّف عن السداد أو التأخر أو التعرض إلى تقلبات في مواسم البيع وغيرها.
- التخطيط للتعامل مع المتخلفين عن السداد: ربما يتخلف بعض العملاء عن السداد أو يتأخرون في ذلك، وينبغي عدم السماح بالتأخر عن السداد أكثر من 3 مرات حتى لو كان العميل كبيرًا، ويجب كذلك وضع خطة عقوبات تضمن التسديد في الوقت.
هل يوجد إرشادات تساعد المدراء على إعداد الميزانية؟
يحتاج المدراء إلى العديد من الإرشادات حتى يتمكنوا من إعداد الميزانية العامة للشركات بكفاءة كبيرة، ومن هذه الإرشادات ما يأتي:
- معرفة الجدول الزمني لوضع الميزانية: على المدراء معرفة الجدول الزمني لإعداد ميزانية الشركة بمراحلها المختلفة؛ فإن معرفة ذلك تساعد المدير على تنظيم الوقت بكفاءة أكبر فيما يتعلق بإعداد الميزانية العامة للشركة.
- التعرف على إجراءات إعداد ميزانية الشركة: لا شك بأنه من الضروري معرفة الإجراءات التي ينبغي العمل من خلالها؛ لوضع الميزانية الخاصة بالشركة من قِبل المدراء منذ البداية وحتى النهاية؛ ليتمكّن المدير من إعداد ميزانية مناسبة.
- الاستفادة من البيانات المالية: إلى جانب التواصل مع صاحب العَمل ينبغي على المدير الاستفادة من البيانات المالية المتوفرة لديه؛ للمساعدة على اتخاذ القرارات الملائمة وتخصيص الموارد بأفضل شكلٍ مُمكن.
ما هي العوامل الأساسية في إعداد الميزانية المالية الشخصية؟
يتم إعداد الميزانية المالية الشخصية للأفراد بالاعتماد على 4 عوامل مُختلفة، وهي العوامل الآتية وفق وزارة المالية الإماراتية:
- تحديد الدخل: ينبغي على المرء في البداية تحديد قيمة الراتب الشهري أو الأسبوع، بالإضافة إلى أيّ دخل آخر يتقاضاه بأيّة وسيلة؛ بما في ذلك الإيجارات أو الأعمال الإضافية أو المنح المالية أو المُقتنيات التي يتم بيعها.
- تحديد النفقات: لتحديد النفقات بشكل جيد يستطيع الشخص تقسيمها ضمن فئات مختلفة؛ مثل نفقات الأطفال ومدفوعات الفواتير وغيرها، ويمكن وضع الفئات هذه ضمن قسمين رئيسيين؛ أحدهما النفقات الثابتة والآخر النفقات المُتغيّرة.
- دفع النفقات في البداية: لا بُد من تخصيص مبالغ مالية لبعض أنواع النفقات المهمة قبل البدء بأيّة نفقات أُخرى؛ منها نفقات الاستثمار طويل الأجل وكذلك نفقات تسديد الديون، وينبغي اعتبار هذه النفقات أولوية قُصوى.
- الموازنة: بعد الانتهاء من تحديد الدخل وقيمة النفقات الضرورية التي يجب تسديدها أو دفعها والإنفاق عليها؛ يستطيع المرء إجراء موازنة بينهما للتحقق من وجود الفائض أو العجز، والتعامل مع كل منهما بالطريقة المناسبة.
ما خطوات إعداد الميزانية الشخصية للفرد؟
يمكن أن يقوم المرء بإعداد ميزانيته الشخصية بناء على عدة خطوات تبدأ بتحديد وقت منتظم لإعداد الميزانية، وتنتهي بالتنفيذ وتتبع الإنفاق، وبين هاتين الخطوتين 5 خطوات أُخرى؛ هي حساب الدخل الشهري، ثم تحديد قيمة النفقات الضرورية، ثم تحديد الأهداف المالية المستقبلية مثل الادخار لعمليات الشراء الكبيرة وتضمين ذلك في النفقات الضرورية، وبعد ذلك يتم التقدير للنفقات غير الأساسية مثل الهدايا وغيرها، ثم تنبغي المقارنة بين مجموع النفقات وقدر الإيرادات قبل البدء بتنفيذ الميزانية وتتبعها.
لماذا ينبغي على الطلبة إعداد ميزانية شخصية؟
يحتاج الطلبة إلى إعداد الميزانية الشخصية للمساعدة على اتخاذ القرارات المُناسبة، التي من شأنها تمكينهم من تحقيق الأهداف المالية، بالإضافة إلى الأهداف الأكاديمية المُختلفة والاستعداد للأحداث غير المتوقعة. تضم القائمة الآتية عدة من الإرشادات ليقوم الطالب بإعداد ميزانيته حسب تعليمات جامعة فلوريدا الأمريكية:
- المبالغة في تقدير النفقات: إذا بالغ الطالب في تقدير النفقات التي يحتاجها عند وضع الميزانية؛ فإن ذلك يضمن وجود الفائض الذي يستطيع استخدامه لسد احتياجات مالية أُخرى.
- التفريق بين الحاجات والرغبات: من مميزات إعداد الميزانية الشخصية للطلبة التفريق بين ما يحتاج إليه الطلاب وبين الأشياء التي يريدونها ولا يحتاجون إليها، وتساعد الميزانية في تحديد ما إذا كان بمقدور الطالب تلبية رغباته.
- إشراك العائلة في إعداد الميزانية: من الجيد إشراك أفراد العائلة في وضع الميزانية للطالب ومعرفة الدخل المتوقع من المصادر العائلية؛ مثل الزوج أو الوالدين، كذلك ينبغي مناقشتهم في طريقة اتخاذ القرارات المالية في ميزانية الطالب.
- الاستعداد لما هو غير متوقع: يتم الاستعداد للأحداث غير المتوقعة عن طريق تحديد أهداف الادخار المناسبة؛ فإن الميزانية ينبغي أن تساعد على تغطية النفقات الطارئة، بالإضافة إلى النفقات المطلوبة للتغيّرات المُفاجئة أثناء دراسة الطالب.
- اقتراض ما يحتاجه الطالب فحسب: إذا توفرت خدمات الاقتراض للطالب فينبغي عليه الحصول على احتياجاته فحسب، وترك الحصول على القروض المالية المرتفعة الزائدة عن حاجته مع طرح الأسئلة والاستفسار عن الاقتراض جيدًا قبل الموافقة.
اقرأ/ي أيضًا:
هل إعلان الإفلاس يُسقط الديون؟
هل يمكن العمل بتجارة التجزئة على الإنترنت؟
هل تنعكس آثار البطالة على نسبة الجريمة في المجتمعات؟
هل الدينار الكويتي يتصدر ترتيب أقوى العملات في العالم من حيث القيمة؟
